MS Office – tipy a triky

Poznámka: Tento článek byl napsán pro MS Office ve verzi 2010 a obrázky v článku dokumentují právě verzi 2010. Nicméně tipy a triky platí univerzálně i pro jiné verze Office, případně s malými grafickými rozdíly.

MS Office přináší celou řadu možností, které nám zpříjemňují, urychlují a zlehčují práci s tímto kancelářským balíkem; v tomto článku se pokusím vybrané z nich představit. Jsou použitelné jak pro MS Word, tak i Excel, PowerPoint, Outlook i Access, kdyby tomu tak nebylo, na odlišnosti upozorním.

Naposledy použité

Jistě se vám již stalo, že jste chtěli otevřít soubor, se kterým jste pracovali, ale ne a ne si vzpomenout, kam jste ho uložili, kdy jste s ním naposledy pracovali, jak se jmenoval. Samozřejmě existují zde možnosti hledání a filtrování ve Windows, ale aby nám tuto práci vývojáři Microsoftu zjednodušili, vytvořili nám nabídku Naposledy otevřené, do které se dostanete po kliknutí na nabídku Soubor.

Obr. 1 - Naposledy otevřené

Zde najdete až 25 naposledy otevřených souborů, pokud toto chcete změnit, zvolte Soubor / Možnosti / Upřesnit a zde v nabídce Zobrazení nastavíte požadovaný počet.

Obr. 2 – Nastavení naposledy otevřených dokumentů

V levé části okna vidíte naposledy otevřené soubory, v pravé jejich umístění. Zajímavá je možnost „přišpendlit“ si dokument. Vedle naposledy otevřených souborů a míst naleznete připínáčky, standardně se naposledy otevřené dokumenty řadí podle doby, kdy jste je naposledy otevřeli, pokud je však „přišpendlíte“, budete je mít stále po ruce zcela nahoře a hledání souborů je jednou pro vždy konec.

Naposledy otevřené nenajdete v MS Outlook, ale zde by tato nabídka i postrádala smysl.

Dále je možné si Naposledy otevřené přizpůsobit tím způsobem, že ve spodní části této nabídky zaškrtnete políčko Rychle získat přístup… a vámi zvolený počet dokumentů se bude zobrazovat v nabídce Soubor.

Tip: Naposledy otevřené si můžete přidat i do panelu nástrojů Rychlý přístup, viz obr. 4.

Obr. 4 - přidání nabídky na panel nástrojů Rychlý přístup

Panel nástrojů Rychlý přístup

Poměrně šikovný pomocník, který vám může pomoci hlavně při vykonávání rutinních úkonů. Nalezneme ho zcela nahoře a standardně tam jsou nastavené 3 příkazy – Uložit, Zpět a Opakovat. Kliknutím na Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup si do tohoto panelu můžete vložit často používané příkazy a nemusíte je pak nikde hledat, viz obr. 5.

Obr. 5 - Rychlý přístup

Zde se nám nabízí jen pár základních příkazů, ale co když jich tam chceme přidat víc? A k čemu je to vlastně dobré? Dobré je to hlavně k tomu, abychom příkazy nemuseli zdlouhavě hledat a měli je stále při ruce. Můžete sem vložit také příkazy, které ve standardní nabídce pásu karet vůbec nejsou, také sem můžete vkládat příkazy pro spuštění makra.

Poslední nabídkou v této roletce je Zobrazit pod pásem karet, tím přesunete panel nástrojů Rychlý přístup pod pás karet, vejde se na něj víc příkazů.

Předposlední nabídkou jsou Další příkazy, čímž se nám otevře dialogové okno pro přizpůsobení panelu nástrojů Rychlý přístup. V pravém okně vidíme příkazy, které už jsou umístěné v panelu nástrojů Rychlý přístup a v levém okně vidíme oblíbené příkazy. Pokud příkaz, který hledáme zde nenajdeme, roletkou nad tímto oknem zvolíme Všechny příkazy a tím se nám zobrazí veškeré příkazy, kterými program disponuje. Kliknutím na Přidat je vkládáme do panelu nástrojů Rychlý přístup.

Obr. 6 - úprava panelu nástrojů Rychlý přístup

Roletkou nad pravým oknem je možné nastavit, zda příkazy vkládáme pro všechny dokumenty, nebo jen pro tento dokument ‚(sešit, prezentaci…).

Pokud si takto přizpůsobíte tento panel nástrojů, můžete se při rutinní činnosti téměř obejít bez pásu karet a ten můžete skrýt, aby vám nepřekážel.

Pás karet

Od verze MS Office 2007 se Panel nástrojů změnil v pás karet, což zpočátku přineslo rozporuplné reakce, ale když si na něj zvyknete, zjistíte, že to byla změna příjemná. Tento pás karet můžeme různými způsoby ovládat, upravovat, skrývat a nastavovat, jak, to si ukážeme v tomto článku.

Pás karet se skládá z jednotlivých karet (Domů, Vložení, Zobrazení…) a ty se skládají z jednotlivých skupin (Písmo, Odstavec, Styly…). Mezi kartami můžeme přecházet klasicky kliknutím myši, nebo najetím myši nad pás karet a kolečkem myši, nebo – a toho můžete využít např. při psaní všemi deseti, kdy se vám nechce dávat ruce z klávesnice a hledat myš – stisknutím klávesy Alt, která nám zobrazí čísla a písmena, pomocí kterých pás ovládáme.

Obr. 7 - Pás karet

Pás karet můžeme i skrývat, abychom tak získali větší plochu pro dokument. Toho dosáhneme celou řadou způsobů, buď „stříškou“ v pravé horní části vedle otazníku pro nápovědu, nebo kláv. zkratkou Ctrl + F1, nebo dvojklikem na libovolnou kartu atp.

Pás karet si také můžete přizpůsobit, vytvářet vlastní karty, přiřazovat vlastní klávesové zkratky atp. Nejrychlejší způsob, jak si pás karet přizpůsobit je kliknutí pravým myšítkem na kartu a zvolit Přizpůsobit pás karet.

Obr. 8 - Přizpůsobení pásu karet

Otevře se vám podobné dialogové okno, jako při úpravě panelu nástrojů Rychlý přístup, a podobný je i způsob úpravy. Nejčastější způsob úpravy pásu karet je vytvoření vlastního pásu a vkládání vlastních příkazů.

Postup:
Nejprve vytvoříme novou kartu (kliknutím na Nová karta v pravém spodním rohu dialogového okna) a do ní vytvoříme Novou skupinu, obojí následně přejmenujeme podle vlastních představ.

Obr. 9 - Vytváření nových karet a skupin

Následně v levém okně najdeme požadovaný příkaz a kliknutím na Přidat jej přidáte do vámi vytvořené skupiny. Takto si vytvoříte kartu, kam umístíte všechny vámi nejčastěji používané příkazy a již je nikdy nebudete muset hledat v pásu karet.

Obr. 10 - Vlastní karty

Typ 1: zrušením zaškrtávacího políčka kartu (skupinu) skryjete, kliknutím na Odebrat se jí trvale zbavíte.

Typ 2: provedli jste mnoho změn a chcete se zbavit všech najednou? Klikněte na Obnovit.

Typ 3: Nastavili jste si MS Office podle svých představ a teď vás nadřízený posílá k jinému PC, kde je jiná instalace MS Office a teď se vám nechce všechno dělat znovu…žádný problém, kliknutím na Import či export si své nastavení uložte např. na flash disk a na novém pracovišti stejným způsobem naimportujte, nic není ztraceno!

Typ 3: Víte jaká je klávesová zkratka pro Uložit jako? (F12). Nebo pro příkaz Formát písma? (Ctrl + D). Nebo pro dolní index? (Ctrl + =). Nevíte? Taky kdo si to má všechno pamatovat. Nebo např. často ukládáte do formátu PDF a rádi byste tuto činnost urychlili pomocí klávesové zkratky? V tom případě v dialogovém okně Přizpůsobit pás karet klikněte na příkaz Klávesové zkratky: Vlastní (pozn.: k dispozici jen v MS Word). Zde si můžete zjistit, jaké klávesové zkratky má který příkaz přiřazené, nebo vytvářet vlastní.

Obr. 11 - Nastavení klávesových zkratek

Pokud tyto nové zkratky chcete nastavit jen pro právě používaný dokument, zvolte Změny uložit do: názevdokumentu.docx.

Typ 4: Chcete vidět seznam všech klávesových zkratek? Klikněte na symbol otazníku (F1), zvolte Zobrazit obsah, dále Usnadnění a zde klikněte na Klávesové zkratky v aplikaci (Word, Excel...).